System Rezerwacyjny KSI opis funkcji

Rejestr zapytań to miejsce w którym są przechowywane LID'y, zapytania wstępne pochodzące ze strony internetowej lub zapytania wynikające z rozmów telefonicznych. Moduł zapytań służy do rejestracji wszystkich tych zdarzeń, które mogą stać się rzeczywistymi rezerwacjami. Gdy rozmowy z klientem zakończą się sukcesem to automatyczna konwersja zapytania w rezerwację oszczędzi nasz czas związany z ponownym wpisywaniem danych klienta do systemu.

Moduł rezerwacji to najbardziej rozbudowany rejestr w KSI CRM. Jego zadaniem jest przechowywanie wszystkich informacji o założonych przez biuro rezerwacjach, danych klientów, informacjach o płatnościach, rozliczeniach, terminach itd ... Sama rezerwacja składa się z danych klienta, składników oferty ( autokar, samolot, hotel, transfer, usługi dodatkowe itp ... ) może być powiązana z katalogiem ofert własnych lub rezerwacją z zewnętrznego systemu. Z poziomu okna rezerwacji możemy drukować umowy oraz listy uczestników. W standardzie jest możliwość tworzenia dopłat, zniżek i rabatów.

KSI CRM ma możliwość stworzenia własnego katalogu ofert, które nie tylko mogą być prezentowane na stronie internetowej ale także posłużą jako baza to automatycznego tworzenia rezerwacji na podstawie oferty katalogowej. Jednorazowe uzupełnienie katalogu może oszczędzić wiele czasu związanego z koniecznością uzupełniania wielu informacji podczas tworzenia oferty / rezerwacji. Bazując na katalogu ofert mamy także możliwość kontrolowania obłożenia i ilości wolnych miejsc.

Niezbędne podczas organizacji imprezy raporty, umowy i wydruki dostępne są na "jedno kliknięcie myszą". Umowy zgłoszenie, vouchery, listy pasażerów do autokaru wraz z przypisywaniem do miejsc, listy uczestników do pokoi - także z możliwością wyboru numeru pokoju listy do ubezpieczycieli, samolotu itp ... Wszystkie te wydruki są standardem w KSI CRM.

Moduł oferty indywidualnej umożliwia prowadzenie profesjonalnej korespondencji z klientem na etapie prygotowywania oferty. Moduł daje możliwość przedstwiania programu oferty oraz różnych wariantów kalkulacji.
Przygotowaną prezentację oferty można wysłać do klienta e-mailem a następnie prowadzić z klientem dyskusję w trybie online.

System umożliwia automatyczne fakturowania na podstawie zarejestrowanych wpłat kasowych lub bezgotówkowych. Do rezerwacji wystawiane są faktury zaliczki a finalnie ich rozliczenia. Możliwe jest także wystawieanie faktur typu VAT marża jak również VAT. W procesie fakturowania obsługiwane są waluty PLN i EUR. W przypadku gdy w rezerwacji występują inne waluty system automatycznie przelicz je na PLN wg kursów NBP.

Rozbudowany system uprawnień pozwala na bezpieczne skonfigurowanie systemu w taki sposób aby do wrażliwych danych nie miały dostępu osoby niepowołane. Nie musimy udostępniać dokumentów księgowych osobom zajmującym się jedynie sprzedażą oferty. Na poziomie poszczególnych rejestrów mamy możliwość przydzielania uprawnień typu przeglądanie, modyfikacja, kasowanie, tworzenie nowych dokumentów.

Jeśli nasze biuro ma oddziały w różnych lokalizacjach lub nawet jeśli te lokalizacje są odrębnymi podmiotami gospodarczymi to nic nie stoi na przeszkodzie aby zarządzać wspólną ofertą lub bazą rezerwacji. Wielooddziałowość pozwala na drukowanie i tworzenie dokumentów w zależności od tego w kontekście, którego oddziału jesteśmy zalogowani. Mimo, że faktury będą wystawiane przez firmy z różnym NIP to będziemy mieli możliwość ich zbiorczego przeglądania i generowania raportów uwzględniających dane wszystkich oddziałów razem lub osobno.

Architektura systemu pozwala na automatyczny eksport oraz raportowanie niemal wszystkich danych, które są prezentowane w programie. Gotowy zbiór raportów zadowoli nawet najbardziej wybrednych analityków a nawet gdy tutaj możliwości zabraknie to z pomocą przyjdzie automatyczny eksport danych do Excel lub Calc OpenOffice.

Analiza wyciągów bankowych i automatyczne łączenie przelewów z dokumentami dostępnymi w systemie to funkcja, która ułatwi pracę większych organizatorów. Jako rozszerzenie można dokupić opcję, które umożliwia import wyciągów bankowych w formacie mt940 jeśli jednak Państwa bank nie wspiera takiego formatu wówczas nasz dział programistów pomoże w implementacji dowolnego innego systemu bankowego.

Organzatorzy korzystający z systemu rezerwacyjnego KSI mają możliwość rozszerzenia grupy odbiorców poprzez eksport oferty do systemów zewnętrznych, z których korzystają liczne biura agencyjne.
Proponowany przez nas System posiada opcję eksportu do systemu rezerwacyjnego MerlinX. Umożliwia także indywidualny rozwój oprogramowania na zyczenie klienta, czyli wykonanie ewentualnych innych eksportów.

Możliwość rejestracji kosztów i ich rozbijania na poszczególne dokumenty w systemie ułatwi wyliczanie marży. Każdy dokument kosztowy może być powiązany z dowolną ilością dokumentów w KSI CRM, mogą to być : rezerwacje agencyjne, rezerwacje operatorskie, faktury. Prawidłowe wprowadzanie kosztów pozwoli także na najbardziej precyzyjne z możliwych obliczenie realnych zysków.

Dokumenty księgowe t.j.:KP, faktury, przelewy, płatności kartą obsługują dowolne waluty. Cena wycieczki ( rezerwacji ) może składać się z wielu walut jednocześnie. Także wzorzec oferty może składać się z ceny podstawowej i składnika w dowolnej walucie.

Wysyłanie wiadomości e-mail do zdefiniowanych grup odbiorców i przygotowywanie kampanii reklamowych ułatwi działania marketingowe wówczas gdy szybko chcemy poinformować klientów o nowej ofercie. Grupy odbiorców można przygotowywać ręcznie lub na podstawie filtrów np. wszyscy płatnicy rezerwacji, których wartość przekraczała 5000 zł a kierunek to Egipt ...